Jakarta, medianasional.id – Payroll compliance adalah kewajiban perusahaan untuk memastikan seluruh proses penggajian berjalan sesuai regulasi ketenagakerjaan, perpajakan, dan jaminan sosial yang berlaku. Di Indonesia, proses ini tidak hanya mencakup pembayaran gaji tepat waktu. Menurut data internal HashMicro, jumlah penduduk bekerja di Indonesia mencapai 147,67 juta orang, dengan rata-rata upah buruh sebesar Rp3,29 juta. Di balik angka besar ini, payroll bukan lagi sekadar proses membayar gaji bulanan, tetapi bagian penting dari kepatuhan perusahaan terhadap aturan pajak, BPJS, THR, lembur, dan upah minimum.
Memasuki 2026, perusahaan perlu lebih teliti dalam mengelola payroll karena beberapa ketentuan penting berkaitan dengan PPh 21, upah minimum, THR, dan pelaporan pajak terus menjadi area yang rawan kesalahan. Jika tidak dikelola dengan baik, perusahaan berisiko mengalami selisih pembayaran, keterlambatan pelaporan, komplain karyawan, hingga sanksi administratif.
Apa Itu Payroll Compliance?
Payroll compliance adalah proses memastikan seluruh aktivitas penggajian perusahaan sesuai dengan aturan pemerintah. Proses ini meliputi perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, upah lembur, cuti, THR, dan komponen penghasilan lainnya.
Dalam praktiknya, payroll compliance membutuhkan data yang akurat dari banyak divisi, terutama HR, finance, legal, dan operasional. Data absensi, status karyawan, struktur gaji, kontrak kerja, dan perubahan regulasi harus selalu diperbarui agar perhitungan payroll tidak keliru.
Komponen Payroll yang Wajib Dipatuhi Perusahaan pada 2026
1. Upah Minimum 2026
Perusahaan wajib memastikan gaji karyawan tidak lebih rendah dari upah minimum yang berlaku di wilayah dan sektor bisnisnya. Untuk tahun 2026, ketentuan pengupahan mengacu pada PP Nomor 49 Tahun 2025 sebagai perubahan atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Dalam aturan tersebut, upah minimum provinsi, kabupaten/kota, dan upah minimum sektoral tahun 2026 ditetapkan melalui keputusan gubernur dan berlaku mulai 1 Januari 2026. Karena itu, perusahaan perlu menyesuaikan struktur gaji berdasarkan lokasi kerja, sektor usaha, serta masa kerja karyawan.
Selain itu, pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih sebaiknya tidak hanya mengacu pada upah minimum. Perusahaan perlu menyusun struktur dan skala upah agar kompensasi lebih proporsional berdasarkan jabatan, kompetensi, masa kerja, dan produktivitas.
2. PPh 21 Karyawan
PPh 21 tetap menjadi salah satu komponen paling penting dalam payroll compliance. Perhitungan PPh 21 saat ini mengacu pada PP Nomor 58 Tahun 2023 dan PMK Nomor 168 Tahun 2023, yang memperkenalkan skema Tarif Efektif Rata-rata atau TER.
Dengan skema TER, perhitungan pajak bulanan menjadi lebih sederhana karena perusahaan menggunakan tarif efektif sesuai kategori PTKP dan penghasilan bruto karyawan. Namun, perusahaan tetap perlu melakukan perhitungan ulang pada masa pajak terakhir untuk memastikan total pajak setahun sudah sesuai.
Pada 2026, perusahaan di sektor tertentu juga perlu memperhatikan fasilitas PPh 21 Ditanggung Pemerintah atau PPh 21 DTP berdasarkan PMK 105/2025. Fasilitas ini ditargetkan untuk sektor padat karya tertentu seperti alas kaki, tekstil dan pakaian jadi, furnitur, kulit dan barang dari kulit, serta pariwisata. Jika perusahaan termasuk sektor penerima fasilitas, realisasi pemanfaatannya harus dilaporkan melalui SPT Masa PPh 21/26 sesuai ketentuan.
3. BPJS Kesehatan
Untuk pekerja penerima upah, iuran BPJS Kesehatan sebesar 5% dari gaji atau upah per bulan. Komposisinya adalah 4% dibayar oleh pemberi kerja dan 1% dibayar oleh pekerja. Iuran ini dibayarkan langsung oleh pemberi kerja kepada BPJS Kesehatan.
Kesalahan yang sering terjadi adalah perusahaan tidak memperbarui data gaji, status keluarga, atau perubahan jumlah tanggungan karyawan. Padahal, data ini dapat memengaruhi administrasi kepesertaan dan potongan payroll setiap bulan.
4. BPJS Ketenagakerjaan
Komponen BPJS Ketenagakerjaan mencakup JHT, JKK, JKM, JP, dan JKP. Untuk JHT, iuran ditanggung bersama oleh karyawan dan perusahaan, yaitu 2% dari pekerja dan 3,7% dari perusahaan. Untuk JP, komposisinya adalah 1% dari pekerja dan 2% dari perusahaan. Sementara itu, JKK dan JKM ditanggung oleh perusahaan dengan tarif sesuai ketentuan program.
Karena setiap program memiliki dasar perhitungan dan batas upah yang berbeda, perusahaan perlu memastikan sistem payroll dapat membaca komponen gaji secara tepat. Hal ini penting agar tidak terjadi kekurangan setor atau potongan berlebih dari karyawan.
5. THR Keagamaan
THR wajib diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal satu bulan secara terus-menerus. Untuk karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih, THR diberikan sebesar satu bulan upah. Untuk karyawan dengan masa kerja minimal satu bulan tetapi kurang dari 12 bulan, THR dihitung secara proporsional.
Pada 2026, Kemnaker menerbitkan SE Menaker Nomor M/3/HK.04.00/III/2026 tentang pelaksanaan pemberian THR Keagamaan. Dalam ketentuan tersebut, THR wajib dibayarkan penuh dan tidak boleh dicicil. Perusahaan juga perlu memastikan pembayaran dilakukan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya keagamaan.
6. Upah Lembur
Perhitungan lembur mengacu pada PP Nomor 35 Tahun 2021. Perusahaan wajib membayar upah lembur jika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang ditentukan, kecuali untuk jabatan tertentu yang memang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, atau pengendali perusahaan dengan waktu kerja tidak dapat dibatasi.
Untuk lembur pada hari kerja, jam pertama dibayar 1,5 kali upah sejam, sedangkan jam berikutnya dibayar 2 kali upah sejam. Perusahaan juga wajib memiliki perintah dan persetujuan lembur secara tertulis atau digital, serta mencatat daftar pelaksanaan lembur.
Risiko Jika Payroll Tidak Compliance
Kesalahan payroll dapat berdampak langsung pada keuangan dan reputasi perusahaan. Beberapa risiko yang umum terjadi meliputi keterlambatan pembayaran gaji, salah hitung PPh 21, iuran BPJS tidak sesuai, THR kurang bayar, data absensi tidak sinkron dengan payroll, hingga potensi sengketa dengan karyawan.
Selain itu, payroll yang tidak terdokumentasi dengan baik akan menyulitkan perusahaan saat audit internal, pemeriksaan pajak, atau proses due diligence. Karena itu, payroll compliance sebaiknya tidak hanya dianggap sebagai tugas administratif HR, tetapi sebagai bagian dari tata kelola perusahaan.
Tips Menjaga Payroll Compliance pada 2026
Pertama, pastikan perusahaan selalu memperbarui database karyawan, termasuk status pajak, lokasi kerja, jabatan, status kontrak, komponen tunjangan, dan kepesertaan BPJS. Data yang tidak diperbarui akan membuat hasil payroll rentan salah.
Kedua, lakukan rekonsiliasi rutin antara data HR, absensi, finance, dan pajak. Rekonsiliasi ini membantu perusahaan menemukan selisih lebih awal sebelum payroll diproses.
Ketiga, gunakan sistem payroll yang dapat mengotomatisasi perhitungan PPh 21, BPJS, lembur, cuti, THR, dan slip gaji. Dengan software payroll, perusahaan dapat mengurangi risiko human error sekaligus mempercepat proses approval.
Keempat, buat kalender compliance tahunan. Kalender ini dapat mencakup jadwal payroll bulanan, batas pembayaran BPJS, pelaporan PPh 21, pembagian THR, review struktur upah, dan update upah minimum.
Kelima, simpan seluruh bukti transaksi payroll secara rapi. Bukti pembayaran gaji, slip gaji, laporan pajak, bukti potong, bukti setor BPJS, dan dokumen persetujuan lembur perlu terdokumentasi agar mudah ditelusuri saat audit.
Kesimpulan
Payroll compliance 2026 menuntut perusahaan untuk lebih disiplin dalam mengelola data karyawan, perhitungan gaji, pajak, BPJS, THR, dan lembur. Dengan regulasi yang terus berkembang, proses payroll manual semakin berisiko karena rawan salah hitung dan sulit diaudit.
Untuk menjaga kepatuhan, perusahaan dapat menggunakan software payroll yang terintegrasi dengan HR, absensi, pajak, dan finance. Dengan sistem yang otomatis dan terpusat, proses penggajian menjadi lebih akurat, transparan, dan sesuai regulasi yang berlaku di Indonesia.
