Jakarta, medianasional.id – Menekan biaya operasional gedung sering kali dianggap berarti mengurangi pemakaian fasilitas atau memangkas jumlah tenaga kerja. Padahal, langkah tersebut belum tentu menyelesaikan sumber pemborosan.
Pengelola justru perlu melihat apakah ada biaya yang muncul karena penggunaan energi yang tidak sesuai kebutuhan, maintenance yang berulang, pekerjaan administratif, atau informasi tersebar di berbagai platform yang tidak terpusat.
Bagi pemilik gedung dan Property Manager, pendekatan ini penting karena biaya operasional perlu dikendalikan tanpa menurunkan kualitas layanan.
Data operasional dan sistem pengelolaan yang lebih terstruktur dapat membantu menemukan bagian yang masih bisa diperbaiki untuk tujuan mengendalikan biaya operasional.
Mulai dari Mengidentifikasi Biaya Operasional yang Tidak Diperlukan
Langkah pertama bukan langsung memangkas anggaran, melainkan mencari tahu biaya mana yang sebenarnya masih diperlukan dan mana yang muncul karena proses yang kurang efisien. Biaya operasional fasilitas dapat mencakup penggunaan energi, maintenance, tenaga kerja, kebersihan, utilitas, dan biaya administratif lainnya.
Misalnya, maintenance berulang pada aset yang sama dapat menunjukkan perlunya evaluasi kondisi aset. Begitu pula waktu yang banyak habis untuk mencari informasi, memperbarui catatan, atau membuat laporan secara manual juga memiliki konsekuensi terhadap biaya operasional.
Karena itu, pengelola gedung membutuhkan data yang cukup untuk melihat pola tersebut. IFMA merekomendasikan penggunaan data maintenance dan penggunaan energi untuk membantu menyusun anggaran serta menentukan prioritas operasional.
Kurangi Pemborosan Energi Tanpa Mengurangi Kenyamanan
Penggunaan energi merupakan salah satu area yang paling mudah berdampak pada biaya operasional gedung. Namun, mengurangi konsumsi bukan berarti sekadar mematikan AC atau membatasi penggunaan fasilitas.
Hal yang perlu dicari adalah kapan dan di mana energi digunakan melebihi kebutuhan. Misalnya, sistem HVAC masih beroperasi dengan pola dan jadwal yang sama ketika tingkat penggunaan ruang sudah berubah.
Data konsumsi energi yang dibandingkan dengan waktu operasional dan kondisi gedung dapat membantu pengelola menemukan pola seperti ini.
Fokus tersebut semakin relevan bagi pengelola fasilitas. Survei Johnson Controls pada 2026 menunjukkan bahwa kenaikan biaya energi menjadi tantangan utama bagi Facility Manager, sementara optimasi energi menjadi use case teknologi fasilitas yang paling banyak diprioritaskan.
Dalam praktiknya, data monitoring dan analytics dapat membantu tim menentukan area yang perlu dievaluasi tanpa harus mengorbankan kenyamanan penghuni.
Kendalikan Biaya Maintenance dengan Mengetahui Kondisi Aset
Biaya maintenance sering kali sulit dikendalikan ketika maintenance dilakukan setelah terjadi kerusakan. Tanpa riwayat performa dan kondisi aset yang jelas, sulit mengetahui aset mana yang paling sering bermasalah atau membutuhkan perbaikan terlebih dahulu.
Di sinilah pencatatan maintenance record, work order, checklist, dan performa aset menjadi penting. Riwayat performa dan riwayat maintenance tersebut dapat membantu tim melihat dan menentukan apakah sebuah aset membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut, perubahan jadwal maintenance, atau evaluasi penggantian.
IFMA menjelaskan bahwa data spesifik aset seperti riwayat biaya maintenance, tren, kondisi aset, dan backlog maintenance dapat digunakan untuk memahami risiko serta membantu menentukan prioritas investasi aset.
Building Management System (BMS) ByBamms mendukung proses tersebut melalui Maintenance Records & Tracking, Maintenance Work Orders, Automated Checklist, dan Asset Performance.
Dengan informasi yang lebih terstruktur, maintenance tidak hanya menjadi aktivitas perbaikan, tetapi juga sumber data untuk mengevaluasi biaya dan kondisi aset.
Tingkatkan Produktivitas Tim Tanpa Harus Menambah Orang
Penghematan biaya juga dapat dicari dari waktu kerja tim. Ketika teknisi atau staf operasional harus terus menerima permintaan melalui berbagai kanal, mencari status pekerjaan secara manual, atau membuat laporan berulang, sebagian waktu kerja habis untuk proses administratif.
Masalah ini menjadi semakin relevan ketika fasilitas semakin kompleks sementara tim tetap harus bekerja dengan sumber daya terbatas.
Johnson Controls mencatat bahwa 72% responden Facility Manager dalam survei 2026 merasakan dampak dari kekurangan tenaga kerja terhadap operasional fasilitas, sehingga menjadi faktor pendorong utama dalam pemanfaatan teknologi untuk memangkas workflow pekerjaan.
Karena itu, digitalisasi sebaiknya digunakan untuk mengurangi pekerjaan yang berulang, bukan sekadar memindahkan formulir manual ke layar.
Kurangi Biaya yang Muncul dari Informasi yang Tersebar
Informasi yang tersebar di berbagai platform dan pencatatan manual, juga dapat menciptakan biaya yang tidak langsung terlihat. Data tenant mungkin tersimpan di satu tempat, maintenance di spreadsheet, permintaan pekerjaan melalui WhatsApp, sementara dokumen dan laporan berada di lokasi berbeda.
Akibatnya, staf perlu memindahkan informasi secara manual, mencari data berulang kali, atau menanyakan status pekerjaan kepada orang lain. IFMA juga menyoroti pentingnya membuat informasi fasilitas lebih mudah diakses untuk analisis dan pengambilan keputusan.
ByBamms menawarkan pendekatan yang lebih terintegrasi dengan menghubungkan kebutuhan seperti tenancy, inquiry, maintenance, asset, invoicing, security, dan analytics dalam satu platform. Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah aplikasi, tetapi membuat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan properti lebih mudah ditemukan dan digunakan.
Jangan Memangkas Layanan, Pangkas Proses yang Tidak Memberikan Nilai
Pengelolaan biaya yang sehat bukan tentang melakukan layanan yang lebih sedikit, melainkan menggunakan sumber daya pada bagian yang paling memberikan dampak. Kenyamanan tenant, keamanan, maintenance yang dibutuhkan, dan respons terhadap permasalahan gedung tetap perlu dipertahankan.
Hal yang perlu dievaluasi justru proses yang tidak memberikan nilai tambahan, seperti pencatatan berulang, pekerjaan administratif yang terlalu banyak, penggunaan energi di luar kebutuhan, atau maintenance yang terus berulang tanpa evaluasi penyebabnya.
Dengan data operasional yang lebih terstruktur, pengelola dapat melihat hubungan antara biaya, kondisi aset, pekerjaan tim, dan kualitas layanan. Pendekatan berbasis data ini semakin penting ketika Facility Manager dituntut mengendalikan biaya sekaligus mempertahankan performa fasilitas.
Menekan biaya operasional gedung tidak selalu berarti mengurangi fasilitas atau layanan. Cara yang lebih berkelanjutan adalah mengidentifikasi pemborosan, memahami kondisi aset, mengevaluasi penggunaan energi, dan mengurangi proses kerja yang tidak efisien.
Salah satu solusi untuk dapat terus memantau operasional gedung berjalan dengan baik tanpa harus terus menambah biaya operasional gedung adalah dengan Building Management System (BMS).
Dengan dukungan sistem yang menghubungkan data operasional, maintenance, aset, work order, tenant, dan analytics, pengelola memiliki dasar yang lebih baik untuk menentukan biaya mana yang perlu dipertahankan dan mana yang dapat dikendalikan.
Vendor BMS terbaik, Bybamms dapat menjadi salah satu solusi untuk mendukung proses tersebut dalam satu platform pengelolaan properti.
