TUBABA, Medianasional.id – Masih lambatnya pemberian informasi kepada Pimpinan dalam hal surat menyurat, Pemerintah Kabupaten Tulangbawang Barat, Melalui Kepala bagian Umum setempat Apriaansyah S, STP luncurkan Program Sistem informasi surat Elektronik (Simpase) dengan tujuan Meningkatkan mutu dan pengembangan elektronik Opis khusus dalam pelayanan Publik.
Apriansyah S, STP menegaskan, Bagian umum kabupaten Tubaba terus melakukan pembenahan, baik dalam segi informasi maupun dalam pemberkasan dan penyimpanan surat menyurat.
“Ya, saat ini kita telah menggagas satu program yang kita beri nama simpase. Dimana program ini bertujuan mengarsipkan maupun menginformasikan kepada pimpinan secara cepat tentang Surat yang masuk ke Pemerintah Tubaba,” ungkap Apriansyah saat ditemui di ruang kerjanya, Rabu (25/9).
Untuk diketahui, lanjut Apriansyah, “saat ini sistem yang kita gunakan masih mengunakan sistem manual (buku) yang mana hal tersebutlah yang menjadi kendala kita saat ini. Contoh, jika surat masuk yang ditujukan ke pimpinan terkadang lambat, dalam arti kita harus antarkan langsung ke pimpinan. Namun Jika pimpinan tidak ada di tempat, maka surat tersebut akan lambat sampai ke pimpinan,” terangnya.
“Untuk itu, dengan adanya aplikasi ini tentunya kedepan dapat mempercepat dan mempermudah memberikan informasi kepada pimpinan. Dimana proses surat yang masuk secara langsung akan kita Scan secara elektronik yang kemudian akan kita distribusi langsung ke pimpinan . Munculnya gagasan tersebut Sebagai antisipasi jika pimpinan tidak di tempat, dengan aplikasi Simpase maka surat tersebut tetap berjalan sesuai keinginan,” jelas Apriansyah.
Terkait Pengarsipan, masih lanjut apriansyah, “kita arsipkan sesuai kode, tupoksinya. Kalau pimpinan butuh arsipkan kita tinggal buka link yang telah kita simpan dan tentunya juga dengan adanya aplikasi ini arsip dapat tertata rapi dan tidak hilang apa lagi jika itu surat penting,” cetusnya.
Dilanjutkan Apriansyah, “Saat ini Aplikasi Simpase telah kita terapkan di ruang lingkup Pemkab Tubaba, namun tidak menutup kemungkinan untuk jangka panjang kita juga akan menyentuh ke dinas-dinas untuk menggunakan aplikasi ini. Untuk jangka panjang, kedepan kita berencana akan menyentuh Dinas- dinas yang ada di ruang lingkup Pemkab tubaba. Jika Dinas ingin menggunakan aplikasi ini, kita siap memberikan pembelajaran dan memberikan aplikasi ini agar dapat dipergunakan,” tutup Apriansyah. (Hadi)
